E-Mail Marketing Software Tools – Auswahl einer Marketing Automation Software

E-Mail Marketing Software Tools: Was gilt es bei der Auswahl zu beachten und wann lohnen sich eigene Extensions?

Die Wahl der richtigen E-Mail-Marketing- und Marketing-Automation-Software ist entscheidend für den Erfolg von Kampagnen, insbesondere im B2B-Umfeld. Eine falsche Auswahl kann zu ineffizienten Prozessen, hoher Abbruchrate und mangelhafter Zustellbarkeit führen. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wann es sinnvoll ist, eigene Extensions oder individuelle Anpassungen zu entwickeln, um den Workflow zu optimieren.

1. Wichtige Kriterien bei der Auswahl einer Marketing Automation Software

1.1 Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit

• Einfacher Einstieg: Die Software sollte intuitiv bedienbar sein, auch für Marketingteams ohne tiefgehendes technisches Wissen.
• Skalierbarkeit: Ist die Software in der Lage, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen? Große Listen, komplexe Automationen und steigende Anforderungen sollten kein Problem darstellen.
• Modulare Struktur: Flexibilität bei der Nutzung von Funktionen je nach Bedarf.

Beispiel: Kleinere Unternehmen starten oft mit Tools wie MailChimp oder Brevo, während wachsende B2B-Unternehmen auf HubSpot oder ActiveCampaign umsteigen.

1.2 Zustellbarkeit und Serverkontrolle

Die Zustellbarkeit entscheidet darüber, ob Ihre E-Mails überhaupt die Posteingänge der Empfänger erreichen. Hierbei sind folgende Aspekte entscheidend:

• Dedizierte E-Mail-Server: Eigene IP-Adressen und Server für Kontrolle der Reputation und bessere Zustellbarkeit (z.B. durch Tools wie Klick-Tipp).
• SPF, DKIM und DMARC: Die Software sollte diese Authentifizierungsprotokolle unterstützen, um Spam-Filter zu vermeiden.
• Blacklist- und Reputation-Monitoring: Automatisches Überwachen der IP-Qualität und schnelle Benachrichtigungen.

1.3 CRM-Integration und Datenmanagement

• Eine nahtlose Integration zwischen E-Mail-Marketing-Tools und CRM-Systemen (wie Salesforce, HubSpot, Pipedrive) ist entscheidend für personalisierte Kampagnen.
• Lead-Scoring und Segmentierung: Die Software sollte es ermöglichen, Leads nach Aktivität, Verhalten und Interessen zu qualifizieren und zielgenaue Kampagnen zu senden.
• Datenanalyse: Ausführliche Reports zu Öffnungsraten, Klickverhalten und Conversion sind unverzichtbar.

Beispiel: ActiveCampaign bietet eine hervorragende Integration von CRM und E-Mail-Marketing, während Marketo ideal für Enterprise-Lösungen ist.

1.4 Automatisierungs- und Trigger-Funktionen

• Workflows und Trigger: Die Möglichkeit, komplexe E-Mail-Sequenzen zu erstellen, die durch bestimmte Aktionen (z.B. Downloads, Klicks) ausgelöst werden.
• Behavioral Targeting: Inhalte werden automatisch angepasst, je nachdem, wie der Empfänger zuvor interagiert hat.
• Multi-Channel-Automation: Kombinierte Automationen für E-Mail, SMS, Social Media oder Web-Push-Notifications.

Beispiel: HubSpot oder Klick-Tipp sind stark im Bereich der Multi-Step-Automationen.

1.5 Datenschutz und DSGVO-Konformität

• Achten Sie darauf, dass die Software europäische Datenschutzrichtlinien (DSGVO) erfüllt.
• Serverstandort: Die Speicherung der Daten sollte vorzugsweise in der EU erfolgen.
• Double-Opt-In: Automatisierte Prozesse, um die Einwilligung der Empfänger rechtskonform einzuholen.

1.6 Preis-Leistungs-Verhältnis

• Die Kosten sollten im Verhältnis zu den Funktionen und Ihrem Anwendungsbedarf stehen.
• Achten Sie auf Skalierbarkeit der Kosten: Viele Anbieter berechnen nach Anzahl der Kontakte oder Versandvolumen.

Beispiel: Während MailChimp für kleine Listen kostengünstig ist, bietet Klick-Tipp eine gute Preisstruktur für mittelständische Unternehmen mit Automationsbedarf.

2. Wann lohnt es sich, eigene Extensions zu entwickeln?

Die meisten Marketing-Automation-Tools bieten umfassende Funktionen, doch Spezialanforderungen lassen sich nicht immer ohne Weiteres umsetzen. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, eigene Erweiterungen (Extensions) oder Integrationen zu entwickeln:

2.1 Individuelle Geschäftsprozesse und Anforderungen

• Wenn Ihre Workflows sehr spezifisch sind und sich nicht mit Standardfunktionen abbilden lassen.
• Beispiele:
  • Spezielle Lead-Scoring-Modelle basierend auf individuellen Metriken.
  • Individuelle Landing-Page-Integrationen für E-Mail-Tracking.
  • Komplexe Multi-Channel-Automationen.

Beispiel: Ein IT-Dienstleister möchte eine Integration zwischen dem E-Mail-Tool und einer Projektdatenbank erstellen, um gezielte Kampagnen für bestimmte IT-Services auszulösen.

2.2 Integration mit bestehenden Systemen

• Wenn bestehende Systeme (z.B. ERP, individuelle CRMs, BI-Tools) keine vorgefertigten Integrationen zur gewählten Software anbieten.
• Durch API-Schnittstellen lassen sich individuelle Verbindungen erstellen.

Beispiel: Ein Unternehmen entwickelt eine API-Verknüpfung zwischen der E-Mail-Software und ihrem individuellen CRM-System für bessere Lead-Pflege.

2.3 Erweiterte Reporting- und Analysefunktionen

• Wenn Sie erweiterte Dashboards und Analysen benötigen, die über die Standardberichte hinausgehen.
• Eigenentwickelte Extensions können Daten aus mehreren Quellen kombinieren und visualisieren.

2.4 Optimierung der Versandgeschwindigkeit

• Große Unternehmen mit hohem E-Mail-Volumen profitieren von eigenentwickelten Optimierungen der Versandzeit oder Lastverteilung auf dedizierten Servern.

Beispiel: Eine individuelle Extension ermöglicht die parallele Verarbeitung von E-Mail-Sendungen, um Verzögerungen zu vermeiden.

2.5 Unique Selling Propositions (USPs)

• Unternehmen, die einzigartige Funktionen in der Marketing-Automation benötigen, um einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen erstellt ein eigenes Verhaltenstrigger-System, das Kundenaktionen im Tool in Echtzeit analysiert und E-Mail-Sequenzen auslöst.

Fazit: Auswahl und Extensions im Überblick

1. Wichtige Kriterien: Fokus auf Zustellbarkeit, Automatisierungsfunktionen, CRM-Integration, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit.
2. Individuelle Extensions lohnen sich, wenn:
   • Standardfunktionen Ihre Geschäftsprozesse nicht abbilden.
   • Integrationen mit internen Systemen erforderlich sind.
   • Erweiterte Analysen und Berichte benötigt werden.
   • Hohe Versandvolumen oder spezielle Versandanforderungen bestehen.

Ein sorgfältig ausgewähltes E-Mail-Marketing-Tool bildet die Basis für erfolgreiche Kampagnen. Doch sobald Ihre Anforderungen steigen und die Standardlösungen nicht mehr ausreichen, können individuelle Extensions einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil schaffen.