✅ Case Study: Mobile Zeiterfassung & Einsatzdokumentation für globalen Installateur
🏢 Kunde:
Ein international agierendes Unternehmen mit über 1.200 Mitarbeitenden in der Planung, Lieferung und Installation von Photovoltaikanlagen auf Großflächen weltweit.
🔍 Ausgangssituation (IST-Zustand)
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Zeiterfassung erfolgte manuell oder über verschiedene regionale Tools
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Arbeitsstunden wurden oft verspätet, unvollständig oder fehlerhaft erfasst
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Einsätze wurden teilweise via WhatsApp, Telefon oder Papierform dokumentiert
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Fehlende zentrale Übersicht über Projektlaufzeiten, Einsatzzeiten & Überstunden
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Kein standardisiertes Format für Nachweise (z. B. bei Gewährleistung oder Prüfungen)
👎 Folgen:
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Hoher administrativer Aufwand im Backoffice
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Verzögerte Rechnungsstellung an Kunden
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Unvollständige Leistungsnachweise bei Reklamationen
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Unklare Belastung einzelner Teams und Länder
🛠️ Implementierte Lösung (SOLL-Zustand durch SBS)
Über die modulare Plattform der genPsoft GmbH wurde innerhalb von 10 Wochen eine vollständig integrierte Lösung umgesetzt:
🔹 Kernmodule:
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Mobile Zeiterfassung via App mit Online-/Offline-Modus
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Einsatzdokumentation inkl. Fotofunktion, Standort-Tracking und Unterschriftfeld
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Automatischer Soll-Ist-Abgleich von Stunden (Tag, Woche, Monat)
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Erstellung digitaler Stundenzettel, PDF-Ausgabe & Integration in Lohnsystem
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Dashboard für Projektleitung & HR: Live-Übersicht über Einsatzzeiten, Abweichungen & Belastung
🔗 Anbindungen:
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REST-Schnittstellen zu HR-/Payroll-System und Projektcontrolling
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Mandantenfähigkeit für Tochtergesellschaften in 9 Ländern
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DSGVO-konforme Speicherung & rollenbasierter Zugriff (SBS IAM-Modul)
📊 Ergebnisse & KPIs nach 4 Monaten Live-Betrieb
| Bereich | Ergebnis | Benchmark-Vergleich |
|---|---|---|
| ⏱️ Erfassungsgenauigkeit | +98 % (vorher ca. 75 %) | Top-5 % laut HR Tech Studien |
| 📉 Erfassungsaufwand | -65 % bei Mitarbeitenden & Verwaltung | ↘ typ. 40–60 % laut McKinsey |
| 📄 Nachweisdokumentation | vollständig digitalisiert (100 %) | vorher <50 %, oft Papier |
| 🧾 Rechnungsstellung | 2–4 Tage schneller pro Projekt | schnellerer Cashflow |
| 📈 Mitarbeiterzufriedenheit | +25 % laut interner Umfrage (Thema Transparenz & Aufwand) | signifikanter Soft-Faktor |
| 📉 Fehler bei Stundenabrechnung | -90 % | fast fehlerfreie Monatsauswertungen |
💡 Werteversprechen für vergleichbare Unternehmen
Mobile, präzise, revisionssichere Einsatzdokumentation ist kein „Nice to have“ – sie ist der Schlüssel für gesunden Cashflow, zufriedene Mitarbeitende und skalierbares Wachstum.
Mit der SBS-Plattform von genPsoft sind Unternehmen in der Lage, innerhalb weniger Wochen:
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die vollständige digitale Zeiterfassung weltweit auszurollen,
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Einsätze projektgenau zu dokumentieren,
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Nachweise direkt im Kundenportal bereitzustellen,
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und alle Daten nahtlos in HR- & Abrechnungssysteme zu integrieren.
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