Digitalisierung in der ambulanten Pflege: Was wir aus einem Praxisprojekt wirklich gelernt haben
Die ambulante Pflege steht unter massivem Druck:
⏱️ knappe Zeitfenster,
📉 Personalmangel,
📄 Bürokratie,
📞 ständige Rückfragen von Angehörigen.
Viele Pflegedienste reagieren mit Mehrarbeit. Nur wenige investieren gezielt in die Digitalisierung ihrer Abläufe.
Wir hatten die Chance, gemeinsam mit einem mittleren Pflegedienst (70+ Mitarbeitende, 300+ Patienten) eine maßgeschneiderte Komplettlösung zu entwickeln und einzuführen. Ziel: Weniger Stress im Tagesgeschäft – mehr Zeit für echte Pflege.
🧩 Die Bestandteile der Lösung
Routenoptimierung auf Knopfdruck
KI-gestützt basierend auf Startort, Patientenverfügbarkeit und Verkehrsaufkommen
Automatisierte Anpassung bei kurzfristigen Ausfällen
Mitarbeiter- & Tourenmanagement
Qualifikationsbasiertes Matching von Pflegepersonal und Patient
Urlaub, Krankheit, Vertretung im Echtzeit-Kalender
CRM & Anfrageautomation
Automatische Übernahme von Website-Anfragen ins System (inkl. Pflegegrad, Ort, Zeitfenster)
Follow-up-Prozesse und Zuweisung an Koordinator*innen
Abrechnungsmodul
Monatsabrechnung an Kassen & Privatpersonen
PDF-Rechnungen + DATEV-kompatibler Export
Rückläufer automatisch erkannt und priorisiert
Kundenportal
Termine einsehen, Anfragen senden, Änderungen beantragen
DSGVO-konforme Dokumentenbereitstellung für Angehörige
📊 Fallbeispiel & KPIs nach 6 Monaten Laufzeit
Pflegedienst X (Raum NRW), Einführung über 8 Wochen (inkl. Mitarbeiterschulung).
Vorher:
4 Disponentinnen + 1 Sachbearbeiterin täglich im Einsatz für Touren, Rückfragen, Rechnungen
100+ Anrufe täglich, viele davon wegen Terminen oder Dokumenten
Routenoptimierung manuell (Excel + Google Maps)
Abrechnung fehleranfällig, oft Rückfragen der Kasse
Nachher – messbare Ergebnisse:
| Bereich | Ergebnis (nach 6 Monaten) |
|---|---|
| Arbeitszeit Disposition | –38 % |
| Routenlänge je Tour | –22 % |
| Kundenanfragen per Telefon | –60 % |
| Erstellungszeit Monatsabrechnung | –70 % |
| Rückfragen von Kassen | –45 % |
| Mitarbeiterzufriedenheit | +33 % (interne Umfrage) |
| Neue Kundenanfragen (Ø/Monat) | +26 % |
💡 Der größte Gewinn: Fokus auf das Wesentliche
Nicht jeder dieser KPIs steht für Geld – aber für Zeit, Qualität und Mitarbeiterbindung.
Einige Beispiele, was das konkret bedeutet:
Pflegekraft Nicole muss nicht mehr auf drei WhatsApp-Nachrichten von Angehörigen reagieren, weil diese alles im Kundenportal sehen.
Herr Schmitt, der Sohn einer Patientin, sieht online, wann die nächste Behandlung stattfindet und kann unkompliziert Rückfragen stellen.
Dispositionsteam braucht für die Wochentourenplanung statt 5 Stunden nur noch 2 – bei besseren Ergebnissen.
💬 Stimmen aus dem Projekt
„Wir haben vorher nicht geglaubt, dass das alles in einem Tool möglich ist. Jetzt möchten wir nie wieder zurück.“
– Geschäftsführerin Pflegedienst X
„Besonders das Kundenportal hat uns viele unnötige Gespräche erspart – und die Angehörigen sind trotzdem besser informiert als früher.“
– Bereichsleitung Pflege
⚙️ Technologie-Stack (Auszug)
CRM & Prozesslogik: Pipedrive + Make + Google Calendar API
Kundenportal: Custom WebApp auf Basis von Bubble
Abrechnung: integrierter PDF-Generator + DATEV-Export via API
Routenoptimierung: OpenRouteService API + eigenes KI-Modul
KI-E-Mail-Automation: GPT-Modell via OpenAI API für Follow-ups & Nachfragen
📌 Fazit – und was andere Dienstleister daraus lernen können
Wer heute noch manuelle Excel-Tabellen, Zettelwirtschaft und Telefonketten verwendet, läuft Gefahr, Kunden & Mitarbeitende zu verlieren.
Die gute Nachricht:
👉 Die Tools sind da.
👉 Die technischen Hürden sind überwindbar.
👉 Der ROI ist nach wenigen Monaten spürbar.
🎯 Für wen sich das lohnt:
Ambulante Pflegedienste ab ca. 25 Mitarbeitenden
Therapeutische Einrichtungen mit Besuchsfahrten
Dienstleister mit wiederkehrenden Kundenkontakten + Abrechnungsprozessen
📞 Interesse an einer ähnlichen Lösung?
Wir zeigen gern, wie ein solches System auch bei euch aussehen kann – Schritt für Schritt, realistisch geplant, messbar erfolgreich.
