📊 Vergleich – für den Mittelstand:
| Tool | Setupaufwand | Flexibilität | Ideal für | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Kissflow | Mittel | Hoch | Bestell- & Freigabeprozesse | Schnell produktiv |
| Pipefy | Gering | Hoch | Abteilungsübergreifende Workflows | Sehr intuitiv |
| Odoo | Mittel/Hoch | Sehr hoch | Unternehmen mit ERP-Fokus | Stark bei Integration |
| Power Automate | Mittel | Hoch | M365-basierte Firmen | IT-Unterstützung nötig |
📊 Vergleichstabelle: Standardlösungen vs. Eigenentwicklung
| Tool / Option | Setupaufwand | Flexibilität | Ideal für | KI-Unterstützung | Wann geeignet? |
|---|---|---|---|---|---|
| Kissflow | Mittel | Hoch | Strukturierte Einkaufs- & Genehmigungsprozesse | Eingeschränkte Automatisierung, kein echtes KI | Wenn 80% der Prozesse sich an Standardmuster halten |
| Pipefy | Gering | Hoch | Abteilungsübergreifende Freigabeprozesse | Formvorschläge, Regel-Automation | Für schnell produktiv sein mit visuellem Workflow |
| Odoo | Mittel–Hoch | Sehr hoch | Mittelständische Unternehmen mit ERP-Fokus | Noch wenig KI, aber stark mit Modul-Automation | Wenn Integration mit Lager/CRM/Buchhaltung wichtig ist |
| Power Automate | Mittel | Hoch | Microsoft-365-basierte Unternehmen | KI Builder möglich (z. B. Text-, Bild- oder Dokumentanalyse) | Wenn bereits M365 + IT-Ressourcen vorhanden sind |
| Eigenentwicklung (z. B. Low-Code) | Hoch | Sehr hoch | Individuelle, dynamische Prozesse mit vielen Sonderfällen | Voll flexibel – GPT / ML / Klassifikation möglich | Wenn Prozesse oft wechseln, viel Kontext brauchen oder sich von Branchennorm stark unterscheiden |
🧠 Wann lohnt sich eine Eigenentwicklung?
Eigenbau lohnt sich, wenn:
Deine Prozesse komplexer oder dynamischer sind als das, was Standardtools abbilden können.
Es viele interne/externe Abhängigkeiten oder Wechselwirkungen gibt (z. B. Sachbearbeiter, Fachabteilungen, externe Freigaben).
Du Datenlogik, Kontexte oder Empfehlungen automatisieren möchtest, z. B.:
automatische Zuordnung von Komponenten
kontextbasierte Genehmigungslogik
dynamische Text-/Dokumenten-Generierung (z. B. mit GPT)
Du eine intuitive Oberfläche für viele verschiedene Benutzergruppen brauchst.
Achtung: Das lohnt sich nur, wenn du ein IT-Team hast oder mit einem Partner arbeitest – sonst explodieren Wartung & Komplexität schnell.
🤖 Wo KI einen echten Mehrwert bringt
1. Intelligente Dokumentenverarbeitung
KI liest z. B. Bestellanfragen, Rechnungen, Leistungsverzeichnisse und schlägt passende Komponenten oder Genehmigungsrouten vor.
2. Automatische Genehmigungslogik / Anomalie-Erkennung
KI erkennt untypische Anträge, fehlende Angaben oder ungewöhnliche Kombinationen.
3. Priorisierung & Entscheidungsunterstützung
GPT-basiert: Textauswertung, Zusammenfassungen, Entscheidungsargumentation
Beispiel: „Fasse zusammen, warum diese Komponente genehmigt wurde.“
4. Interaktive Assistenten (z. B. GPT-Chatbots im Prozess)
Benutzer können Fragen zu Freigabestatus, Bestellbegründung, Regeln stellen
„Warum wurde mein Antrag abgelehnt?“ → KI gibt begründete Antwort.
🧭 Fazit:
| Du solltest ein Standard-Tool wählen, wenn: |
|---|
| Prozesse klar strukturiert und langfristig stabil sind |
| Du schnell produktiv sein willst |
| Budget und IT-Ressourcen begrenzt sind |
| Du solltest selbst bauen (oder bauen lassen), wenn: |
|---|
| Prozesse individuell, stark verteilt oder dynamisch sind |
| Du mit KI echte Automatisierung oder Entscheidungshilfe willst |
| Du hohe Usability oder Integrationsanforderungen hast |
Mit welchem Stack würdest du eine eigene Lösung inkl. KI bauen würdest (z. B. Retool + GPT-4 API + n8n)?
