Pipedrive vs. HubSpot für IT-Systemhäuser: Der ehrliche Vergleich für Sales-Teams unter 50 Mitarbeitern
Von Michael Franke, Geschäftsführer der genPsoft GmbH
„Wir haben bereits zwei CRMs in der engeren Auswahl – HubSpot oder Pipedrive. Was würden Sie uns empfehlen?“
Diese Frage stellt man mir bei der genPsoft GmbH fast täglich, sobald wir mit IT-Systemhäusern über die Digitalisierung und Strukturierung ihrer Vertriebsprozesse sprechen. Und meine Antwort überrascht viele Führungskräfte: Die richtige Entscheidung hängt selten von der Anzahl der Buttons oder Features ab, sondern von einer Grundsatzfrage, die im Vorfeld fast nie gestellt wird.
Die falsche Ausgangsfrage
Typische Software-Vergleiche konzentrieren sich meist auf die Frage: „Welches Tool bietet am meisten?“
Für ein IT-Systemhaus mit einem überschaubaren Vertriebsteam – beispielsweise 2 bis 15 Mitarbeiter, bei denen oft auch Techniker oder Consultants Vertriebsaufgaben übernehmen – ist das jedoch der falsche Ansatz. Die entscheidende Frage lautet stattdessen: Wie schnell ist mein Team mit dem System produktiv – und wie viel unnötige Komplexität kaufe ich mir ein, die im Tagesgeschäft niemand nutzt?
An diesem Punkt trennen sich die Wege von Pipedrive und HubSpot gewaltig.
Die Kernphilosophie beider Systeme
Pipedrive wurde von Vertrieblern für Vertriebler entwickelt. Die Benutzeroberfläche basiert auf einer visuellen Pipeline, in der Deals durch klar definierte Phasen geschoben werden. Ein neuer Mitarbeiter versteht das Prinzip innerhalb kürzester Zeit, weil es exakt der Logik des B2B-Vertriebs folgt: Erstkontakt, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Abschluss.
HubSpot hat seine Wurzeln im Inbound-Marketing und hat sich zu einer umfassenden Plattform entwickelt. Es bündelt Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Content-Management in separaten Modulen. Für Großunternehmen mit spezialisierten Marketing-Teams ist das ein mächtiges Ökosystem. Für ein typisches IT-Systemhaus, dessen Neugeschäft primär über Empfehlungen, Bestandskunden-Entwicklung und gezielte Direktansprache läuft, ist dieses Setup meist überdimensioniert.
Der Kostenfaktor im Wachstum
Beim Einstieg wirken die Preise beider Anbieter noch vergleichbar. Der ehrliche Preisunterschied zeigt sich erst, wenn das Vertriebsteam wächst und fortgeschrittene Funktionen benötigt werden.
Pipedrive: Der von vertriebsaktiven Teams genutzte Tarif (inklusive vollständiger E-Mail-Synchronisation und Workflow-Automatisierungen) liegt transparent im mittleren zweistelligen Euro-Bereich pro Nutzer und Monat.
HubSpot: Während der einfache Starter-Plan schnell an funktionale Grenzen stößt, erfordert der Wechsel auf die Professional-Stufe (die echte Automatisierung und detailliertes Reporting bietet) oft dreistellige Beträge pro Nutzer und Monat – nicht selten gekoppelt mit verpflichtenden, vierstelligen Onboarding-Gebühren.
(Hinweis: Da Software-Preise dynamisch angepasst werden, empfiehlt sich vor der finalen Entscheidung immer ein Blick auf die aktuellen Konditionen der Hersteller. Das Grundmuster bleibt jedoch bestehen: HubSpot skaliert preislich deutlich steiler.)
Was für IT-Systemhäuser wirklich zählt
In unseren Projekten bei der genPsoft GmbH sehen wir immer wieder drei praxisrelevante Kriterien, die in Standard-Tests kaum Beachtung finden:
Kurze Einarbeitungszeit: Im Systemhaus-Umfeld greifen häufig auch nicht-vertriebliche Rollen auf das CRM zu. Je intuitiver die Oberfläche, desto höher ist die Nutzerakzeptanz. Pipedrive punktet hier durch seine Fokussierung auf das Wesentliche.
Integration in die Systemhaus-IT: Ein CRM steht nicht isoliert. Es muss nahtlos mit PSA- und Helpdesk-Lösungen (wie ConnectWise, Autotask oder internen ERPs) zusammenspielen. Als schlankes „API-first“-Tool lässt sich Pipedrive in der Praxis oft mit geringerem Schnittstellenaufwand anbinden.
Abbildung von Managed Services: Das Kerngeschäft moderner Systemhäuser basiert auf wiederkehrenden Umsätzen (MRR). Ein CRM muss einmalige Projektaufträge sauber von monatlichen Serviceverträgen trennen. Bei Pipedrive lässt sich dies über angepasste Pipelines und Custom Fields ohne großen Konfigurationsaufwand abbilden.
Wann HubSpot die bessere Wahl ist
Aus Beratungs- und Integrationssicht gibt es Szenarien, in denen HubSpot die richtige Entscheidung ist. Das gilt insbesondere dann, wenn ein IT-Systemhaus eine aktive Content-Marketing-Strategie verfolgt, automatisierte Lead-Nurturing-Strecken nutzt und Marketing und Vertrieb in einer einzigen Plattform verschmelzen möchte. Wer diese Infrastruktur tatsächlich nutzt, zieht aus der HubSpot-Suite einen klaren Mehrwert.
Für die Mehrheit der mittelständischen IT-Dienstleister steht jedoch die effiziente Abwicklung des bestehenden Vertriebsgeschäfts im Vordergrund – und dafür ist eine schlanke Lösung oft das wirksamere Werkzeug.
Fazit
Es gibt kein objektiv „besseres“ CRM – es gibt nur das passende Werkzeug für die aktuelle Phase Ihres Unternehmens. Für IT-Systemhäuser mit Vertriebsteams von unter 20 Mitarbeitern, die ohne langwierige Einführungsprojekte schnell Ergebnisse sehen wollen, erweist sich Pipedrive meist als die pragmatischere und wirtschaftlichere Wahl.
Welche Architektur und welches Setup für Ihre bestehende IT-Landschaft optimal ist, lässt sich am besten anhand Ihrer individuellen Prozesse bewerten.
Soll ich dir zeigen, wie eine Pipedrive-Anbindung an ein PSA-System konkret aufgebaut wird?
Dann buche dir gerne einen Termin mit uns!
