Eine praxiserprobte Anbindung von Pipedrive an PSA-Tools wie Autotask oder ConnectWise Manage folgt bei IT-Systemhäusern in der Regel einer klaren Aufgabenteilung: Pipedrive führt den Pre-Sales-Prozess (Neugeschäft & Upselling), das PSA-Tool übernimmt die operative Leistungserbringung und Abwicklung (Service, Billing, Project Management).
In der Praxis basiert die Integration meist auf Middleware-Lösungen (wie Zapier, Make, n8n) oder spezialisierten Sync-Konnektoren (z. B. SyncMatters). Der Ablauf gliedert sich in vier zentrale Bausteine:
1. Stammdaten-Synchronisation (Unternehmen & Kontakte)
Startpunkt: Ein Lead wird qualifiziert oder neu angelegt.
Prozess: Unternehmen und Ansprechpartner werden in Pipedrive angelegt. Sobald der Deal eine bestimmte Phase erreicht (z. B. „Angebot erstellt“), legt die Middleware die Firma und den Kontakt automatisch als Prospect bzw. Customer im PSA-Tool an (sofern noch nicht vorhanden).
Nutzen: Keine doppelte Dateneingabe für den Vertrieb oder die Buchhaltung.
2. Das Triggerevent: „Deal gewohnt“ (Won Deal)
Das Herzstück der Integration wird ausgelöst, sobald der Vertriebsmitarbeiter einen Deal in Pipedrive auf „Gewonnen“ zieht.
Was automatisch im PSA-Tool (ConnectWise/Autotask) erstellt wird:
Opportunity / Project / Ticket: Je nach Verkaufsobjekt wird automatisch ein Übergabe-Ticket für die Technik oder ein neues Projekt-Board angelegt.
Verträge & Services (MRR): Veraufte Managed Services (z. B. Microsoft 365, RMM-Agenten, SOC-Pakete) werden als wiederkehrende Vertragspositionen (Recurring Services) angelegt.
Einmalpositionen: Hardware oder Einmal-Dienstleistungen landen in der Dispo- bzw. Beschaffungswateschlange.
3. Rückkanal: Transparenz für den Vertrieb
Damit der Vertrieb nicht im PSA-Tool nachschauen muss, fließen relevante Daten aus dem PSA-Tool zurück in die Pipedrive-Detailansicht:
Ticket-Status: Hat das Onboarding-Projekt für den Kunden bereits begonnen?
Vertragsdaten: Wann läuft der laufende Managed-Service-Vertrag ab (wichtig für die spätere Verlängerung oder Cross-Selling)?
Anmerkungen: Automatische Notizen in der Pipedrive-Historie, sobald das Systemhaus-Team die Leistungserbringung gestartet hat.
Übersicht der Datenflüsse
| Datenobjekt | Pipedrive (Sales CRM) | PSA (Autotask / ConnectWise) | Sync-Richtung |
| Kundenstamm | Organisation / Person | Company / Contact | 2-Wege-Sync (oder Pipedrive ➔ PSA) |
| Verkaufschance | Deal (Pipeline-Phase) | Opportunity (Optional) | Pipedrive ➔ PSA |
| Auftragsabschluss | Deal = Gewonnen | Ticket / Projekt / Service-Vertrag | Pipedrive ➔ PSA |
| Vertragsdauer/Laufzeit | Custom Fields (z. B. MRR, Enddatum) | Contract / Recurring Service | 2-Wege-Sync |
Warum diese Trennung in Systemhäusern so gut funktioniert
Vertrieb bleibt im Vertriebstool: Der Sales-Mitarbeiter muss sich nicht durch die komplexe, oft unübersichtliche Oberfläche von ConnectWise oder Autotask kämpfen.
Technik hat alle Details im PSA: Die Techniker sehen im PSA-Tool sofort, was dem Kunden im Angebot versprochen wurde, inklusive kalkulierter Stunden und Hardware-Stücklisten.
Sauberes MRR-Reporting: Pipedrive trackt den monatlich wiederkehrenden Umsatz im Vertriebs-Forecast, während das PSA-Tool die genaue Abrechnung und Marge für die Buchhaltung verwalte.
