Der größte Automatisierungsfehler in Pipedrive – und wie du ihn vermeidest
Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH
Wenn wir bei genPsoft bestehende Pipedrive-Installationen übernehmen und analysieren, finden wir fast immer denselben strukturellen Fehler in den Automationen – unabhängig von Branche oder Teamgröße. Er ist nicht offensichtlich, weil die Automation ja „irgendwie funktioniert“. Genau das macht ihn so tückisch.
Der Fehler: Automationen ohne Fehlerbehandlung und ohne Beobachtung
Der Fehler lässt sich so zusammenfassen: Eine Automation wird einmal eingerichtet, läuft anschließend im Hintergrund – und niemand überprüft je wieder, ob sie tatsächlich zuverlässig auslöst.
Das Problem dabei ist nicht, dass Automationen grundsätzlich unzuverlässig wären. Pipedrive-Automationen funktionieren technisch in aller Regel sehr stabil. Das eigentliche Risiko entsteht durch die Kombination aus zwei Faktoren:
- Die Automation läuft „meistens“ korrekt – Ausnahmefälle (fehlende Feldwerte, unerwartete Reihenfolge von Ereignissen, geänderte Pipeline-Struktur) werden nicht abgefangen.
- Niemand im Team merkt, wenn ein einzelner Lauf ausbleibt, weil es keine Rückmeldung darüber gibt.
Ein typisches Beispiel aus der Praxis
Ein Vertriebsteam hat eine Automation eingerichtet: Sobald ein Deal die Phase „Angebot erstellt“ erreicht, wird automatisch eine Aufgabe für den zuständigen Vertriebler angelegt. Monatelang funktioniert das reibungslos.
Dann wird die Pipeline leicht angepasst – eine zusätzliche Zwischenphase wird eingefügt. Die Automation bezieht sich aber weiterhin auf die alte Phasenbezeichnung, die es so nicht mehr gibt. Die Automation läuft technisch weiter, greift aber nie mehr. Niemand merkt es – bis drei Monate später auffällt, dass etliche Angebote ohne jede Nachfassaktion in der Pipeline verstaubt sind.
Warum dieser Fehler so schwer zu entdecken ist
Automationen sind naturgemäß unsichtbar, solange sie funktionieren – das ist ja gerade ihr Zweck. Genau diese Unsichtbarkeit wird zum Problem, sobald etwas nicht mehr passt: Es gibt keinen sichtbaren Hinweis darauf, dass etwas fehlt, das eigentlich hätte passieren sollen. Ein manueller Prozess, der ausbleibt, fällt in der Regel schneller auf, weil jemand aktiv „vergisst“ – eine Automation, die ausbleibt, fällt niemandem auf, weil niemand aktiv danach sucht.
Wie man sich davor schützt
1. Kritische Automationen mit einer Fallback-Prüfung versehen
Für besonders wichtige Automationen (z. B. Nachfassaufgaben bei Angeboten) lohnt sich eine zusätzliche, unabhängige Kontrolle – etwa ein wöchentlicher Report, der alle Deals in einer bestimmten Phase ohne offene Aktivität auflistet. Diese Kontrolle läuft unabhängig von der eigentlichen Automation und deckt Ausfälle auf, selbst wenn die Automation selbst lautlos versagt.
2. Automationen nach jeder Pipeline-Änderung aktiv überprüfen
Sobald sich Pipeline-Phasen, Feldnamen oder Nutzerrollen ändern, sollte das ein fester Anlass sein, alle betroffenen Automationen kurz zu kontrollieren – nicht erst, wenn ein Problem auffällt.
3. Regelmäßige, terminierte Automation-Audits einplanen
Ein Termin alle ein bis zwei Monate, an dem stichprobenartig geprüft wird, ob alle Automationen noch wie erwartet greifen, verhindert, dass sich unbemerkte Fehler über Monate aufsummieren.
4. Automationen dokumentieren, statt sie „im System verschwinden zu lassen“
Eine einfache Liste mit Zweck, Auslöser und erwarteter Aktion jeder Automation macht es jedem im Team möglich, schnell zu erkennen, ob ein Verhalten wie erwartet funktioniert – oder ob gerade eine Regel greift, die niemand mehr auf dem Schirm hat.
Fazit
Der größte Automatisierungsfehler in Pipedrive ist selten eine falsch eingerichtete Regel – sondern eine Regel, die einmal richtig eingerichtet wurde und danach nie wieder überprüft wird. Automationen brauchen, genau wie jeder andere Teil eines Vertriebsprozesses, eine gewisse laufende Pflege. Wer das von Anfang an mitdenkt, vermeidet den schleichenden Vertrauensverlust, der entsteht, wenn „die Automation doch nicht so zuverlässig war, wie gedacht“.
genPsoft GmbH übernimmt die technische Wartung und das laufende Audit bestehender Pipedrive-Automationen für Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
