5 Pipedrive-Einstellungen, die 90% der Unternehmen falsch konfigurieren

Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH

In fast jedem Pipedrive-Audit, das wir bei genPsoft durchführen, tauchen dieselben fünf Konfigurationsfehler auf – unabhängig davon, ob es sich um ein zehnköpfiges Vertriebsteam oder eine hundertköpfige Organisation handelt. Keiner dieser Fehler ist offensichtlich falsch. Genau deshalb bleiben sie so lange unentdeckt und kosten Unternehmen über Monate hinweg Datenqualität, Reporting-Genauigkeit und letztlich Umsatz.

1. Zu viele Pflichtfelder

Der häufigste Fehler überhaupt: Aus dem verständlichen Wunsch heraus, möglichst viele Informationen zu erfassen, werden zehn, fünfzehn oder mehr Felder als Pflichtfeld markiert.

Warum das ein Problem ist: Jedes zusätzliche Pflichtfeld ist eine Hürde, die dein Vertriebsteam beim Anlegen eines Deals überwinden muss. Die Folge ist fast immer dieselbe – Felder werden mit Platzhaltern wie „k.A.“ oder zufälligen Werten befüllt, nur um weiterklicken zu können. Damit ist die Datenqualität am Ende schlechter, als hätte man das Feld gar nicht erst verpflichtet.

Die Lösung: Verpflichte nur Felder, deren Fehlen einen nachgelagerten Prozess oder eine Automation tatsächlich blockiert – etwa Dealwert oder erwartetes Abschlussdatum. Alles andere bleibt optional oder wird zu einem späteren Zeitpunkt im Prozess nachgetragen.

2. Pipeline-Phasen ohne klaren Übergangsauslöser

Viele Pipelines wirken auf den ersten Blick durchdacht – bei genauerem Hinsehen fehlt aber eine klare, beobachtbare Definition, wann ein Deal von einer Phase in die nächste wandert.

Warum das ein Problem ist: Ohne klaren Auslöser wird die Einordnung zur Ansichtssache. Ein Vertriebler verschiebt einen Deal schon bei einem vagen Interesse in „Verhandlung“, der nächste erst bei einem unterschriebenen Angebot. Das Ergebnis: Forecasts, die auf Basis der Pipeline erstellt werden, sind faktisch unbrauchbar.

Die Lösung: Für jede Phase einen konkreten, überprüfbaren Auslöser definieren – zum Beispiel „Angebot wurde nachweislich verschickt“ statt „Kunde zeigt Interesse“. Diese Definitionen gehören dokumentiert und dem gesamten Team bekannt.

3. Rollen und Sichtbarkeiten, die mit dem Wachstum nicht mitgezogen wurden

Gerade bei Unternehmen, die mit einem kleinen Team gestartet sind, sehen wir häufig: Alle sehen alles. Was bei fünf Personen unproblematisch war, wird bei fünfzig zum Risiko.

Warum das ein Problem ist: Fehlende Sichtbarkeitsgrenzen führen dazu, dass Vertriebsteams unbeabsichtigt Einblick in fremde Deals, Kundendaten oder Preisverhandlungen haben. Zudem verschwimmt die Verantwortlichkeit – wenn theoretisch jeder an jedem Deal etwas ändern kann, fühlt sich am Ende niemand wirklich zuständig.

Die Lösung: Rollen und Sichtbarkeiten regelmäßig überprüfen, insbesondere bei Team-Wachstum. Als Faustregel: Eigene Deals immer sichtbar, Team-Deals je nach Teamstruktur, unternehmensweite Sichtbarkeit nur für Führungskräfte und ausgewählte Rollen.

4. Automationen ohne Fehlerbehandlung

Automationen werden gerne aufgesetzt und dann sich selbst überlassen. Was passiert, wenn eine Automation aus irgendeinem Grund nicht auslöst, wird dabei selten mitgedacht.

Warum das ein Problem ist: Eine Automation, die „meistens“ funktioniert, ist gefährlicher als gar keine Automation – denn das Team verlässt sich darauf, dass zum Beispiel jede gewonnene Deal-Benachrichtigung ankommt. Bleibt sie in Einzelfällen aus, fällt das oft erst Wochen später auf, wenn ein wichtiger Folgeschritt komplett vergessen wurde.

Die Lösung: Kritische Automationen regelmäßig stichprobenartig überprüfen und wo möglich mit einer Fallback-Benachrichtigung versehen, falls ein erwarteter Automationslauf ausbleibt.

5. Fehlende oder inkonsistente Datenpflege-Verantwortung

Der subtilste, aber langfristig teuerste Fehler: Niemand im Unternehmen ist explizit für die laufende Datenqualität in Pipedrive verantwortlich.

Warum das ein Problem ist: CRM-Daten verschlechtern sich ohne aktive Pflege systematisch – Duplikate entstehen, veraltete Deals bleiben offen stehen, Kontaktdaten werden nicht aktualisiert. Nach einem Jahr ohne klare Verantwortung ist die Datenbasis oft so unzuverlässig, dass niemand mehr auf Auswertungen vertraut.

Die Lösung: Eine feste Zuständigkeit benennen – muss keine Vollzeitrolle sein, aber eine klar benannte Person oder ein rotierendes Team-Mitglied, das monatlich eine kurze Datenqualitäts-Prüfung durchführt.

Fazit

Keiner dieser fünf Punkte ist für sich genommen dramatisch. In Kombination sorgen sie aber dafür, dass ein grundsätzlich gut geeignetes CRM-System nach einigen Monaten als „unzuverlässig“ wahrgenommen wird – obwohl eigentlich die Konfiguration und nicht das Tool das Problem ist. Ein regelmäßiges, strukturiertes Audit dieser fünf Punkte lohnt sich für praktisch jedes Unternehmen, das Pipedrive länger als sechs Monate im Einsatz hat.

genPsoft GmbH führt strukturierte Pipedrive-Audits durch und behebt typische Konfigurationsfehler gemeinsam mit dem Vertriebsteam.