Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH
Aktivitäten sind eines der am meisten unterschätzten Features in Pipedrive. Während sich viele Diskussionen um Pipelines, Automationen und Reporting drehen, entscheidet in der Praxis oft die konsequente Nutzung von Aktivitäten darüber, ob ein Vertriebsteam wirklich organisiert arbeitet – oder ob wichtige nächste Schritte im Alltag untergehen.
Was Aktivitäten in Pipedrive eigentlich leisten
Eine Aktivität ist eine konkrete, terminierte Handlung, die mit einem Kontakt, einem Deal oder einem Lead verknüpft ist – ein Anruf, ein Meeting, eine E-Mail, eine Aufgabe. Der entscheidende Unterschied zu einer einfachen Notiz: Eine Aktivität hat ein Fälligkeitsdatum und taucht damit aktiv in Erinnerungen, Kalenderansichten und Team-Übersichten auf.
Der zentrale Gedanke dahinter: Jeder Deal sollte zu jedem Zeitpunkt eine offene, klar definierte nächste Aktivität haben. Fehlt diese, bleibt der Deal faktisch „ohne nächsten Schritt“ in der Pipeline liegen.
Die wichtigsten Aktivitätstypen sinnvoll einsetzen
Pipedrive erlaubt es, eigene Aktivitätstypen zu definieren. In der Praxis bewährt sich eine begrenzte, klar unterscheidbare Auswahl:
- Anruf: Telefonische Kontaktaufnahme oder Follow-up
- Meeting: Persönliches oder virtuelles Gespräch
- E-Mail: Geplanter, noch zu versendender E-Mail-Kontakt
- Aufgabe: Interne To-Dos ohne direkten Kundenkontakt (z. B. Angebot vorbereiten)
- Deadline: Wichtige, nicht verschiebbare Termine (z. B. Vertragsunterschrift)
Zu viele Aktivitätstypen führen erfahrungsgemäß dazu, dass niemand mehr konsequent den „richtigen“ Typ auswählt – fünf bis sechs Typen sind in der Regel ausreichend.
Die Regel: Kein Deal ohne offene Aktivität
Die wirkungsvollste Regel, die sich in der Praxis etabliert hat, lässt sich einfach formulieren: Jeder aktive Deal sollte immer mindestens eine offene, zukünftige Aktivität besitzen. Sobald eine Aktivität erledigt wird, sollte im selben Schritt die nächste angelegt werden.
Praktische Umsetzung:
- Beim Anlegen eines neuen Deals direkt die erste Aktivität mit anlegen
- Nach Erledigung einer Aktivität nicht ohne Anlegen der nächsten weitermachen
- Regelmäßige Kontrolle: Deals ohne offene Aktivität als „Warnsignal“ behandeln
Reporting: Aktivitäten als Frühwarnsystem nutzen
Ein oft übersehener Vorteil: Über die Aktivitäten-Übersicht lässt sich sehr einfach erkennen, welche Deals aktuell „verwaist“ sind – also keine offene, terminierte nächste Aktivität besitzen. Diese Ansicht eignet sich hervorragend als wöchentlicher Fixpunkt in Teammeetings, um genau diese Fälle gezielt zu besprechen, bevor Deals unbemerkt stehen bleiben.
Automatisierung als Unterstützung, nicht als Ersatz
Automationen können helfen, das Fehlen von Aktivitäten sichtbar zu machen – etwa durch eine automatische Benachrichtigung, wenn ein Deal seit X Tagen keine offene Aktivität mehr hat. Sie ersetzen aber nicht die eigentliche Disziplin im Team, konsequent nach jeder erledigten Aktivität die nächste anzulegen. Automatisierung unterstützt die Routine – sie ersetzt sie nicht.
Fazit
Aktivitäten sind das operative Rückgrat eines gut organisierten Pipedrive-Einsatzes. Die einfache, aber konsequent durchgesetzte Regel „kein Deal ohne offene nächste Aktivität“ verhindert mehr verlorene Chancen als die meisten komplexen Automationen – weil sie an der Wurzel des eigentlichen Problems ansetzt: fehlende Klarheit über den nächsten Schritt.
genPsoft GmbH unterstützt Vertriebsteams bei der Einführung klarer Aktivitäten-Routinen und passender Automationen in Pipedrive.
