Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH
Kaum ein Missverständnis kostet Vertriebsteams in Pipedrive so viel unbemerkte Effizienz wie die Verwechslung von Leads und Deals. Beide Objekte sehen auf den ersten Blick ähnlich aus, folgen aber einer komplett unterschiedlichen Logik – und wer diesen Unterschied nicht klar im Team etabliert, verliert langfristig Übersicht über den eigenen Vertriebstrichter.
Die Grundlogik: Zwei unterschiedliche Zwecke
Ein Lead ist ein noch unqualifizierter, potenzieller Kontakt. Er lebt im sogenannten Leads-Posteingang, außerhalb der eigentlichen Vertriebspipeline. Ein Lead sagt im Grunde nur: „Hier könnte Potenzial sein – wir wissen aber noch nicht genug, um sicher zu sein.“
Ein Deal hingegen ist eine qualifizierte, aktiv verfolgte Vertriebschance, die in der Pipeline durch klar definierte Phasen wandert. Ein Deal sagt: „Wir verfolgen das aktiv, mit einem konkreten Ziel und einer konkreten nächsten Aktion.“
Der entscheidende Unterschied liegt also nicht im Format, sondern im Reifegrad und der damit verbundenen Verbindlichkeit.
Warum die Vermischung so häufig passiert
In der Praxis sehen wir vor allem zwei typische Muster:
- Alles wird sofort zum Deal: Jeder noch so unqualifizierte Kontakt landet direkt in der Pipeline. Ergebnis: Die Pipeline wird mit Karteileichen überflutet, Forecasts werden unzuverlässig, weil ein Großteil der „Deals“ realistisch nie abschließen wird.
- Leads werden zu spät zu Deals gemacht: Aus Unsicherheit bleibt ein Kontakt zu lange im Leads-Posteingang, obwohl bereits klar erkennbares Potenzial besteht. Ergebnis: Der Vertrieb verliert wertvolle Zeit, weil die eigentliche Bearbeitung im Pipeline-Prozess noch nicht begonnen hat.
Eine klare Faustregel für die Praxis
Ein Kontakt sollte erst dann zum Deal werden, wenn mindestens zwei der folgenden drei Kriterien erfüllt sind:
- Es gibt einen konkret identifizierten Bedarf, der zum eigenen Angebot passt
- Es gibt einen definierten Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis oder Einfluss auf die Entscheidung
- Es gibt eine konkrete, terminierte nächste Aktion (Gespräch, Angebot, Demo)
Sind diese Kriterien nicht erfüllt, bleibt der Kontakt sinnvollerweise als Lead bestehen – mit eigenen, leichtgewichtigen Qualifizierungsschritten, bevor er die Pipeline „belastet“.
Der optimale Übergang von Lead zu Deal
Der Übergang sollte ein bewusster, aktiver Schritt sein – kein automatischer Reflex. Praktisch bedeutet das:
- Neue, unqualifizierte Kontakte landen zunächst im Leads-Posteingang
- Eine kurze Qualifizierung (Telefonat, kurzer E-Mail-Austausch, Discovery-Call) prüft die drei oben genannten Kriterien
- Erst bei erfüllten Kriterien wird der Lead bewusst in einen Deal umgewandelt und der passenden Pipeline zugeordnet
Dieser bewusste Übergang lässt sich in Pipedrive auch teilweise automatisieren – etwa durch eine Erinnerungsaufgabe, sobald ein Lead ein bestimmtes Alter überschreitet, ohne dass eine Qualifizierungsentscheidung getroffen wurde.
Was passiert, wenn man den Unterschied konsequent umsetzt
Teams, die diese Trennung konsequent leben, berichten regelmäßig von zwei Effekten: Erstens wird die Pipeline deutlich aussagekräftiger, weil nur noch tatsächlich qualifizierte Chancen dort erscheinen. Zweitens verbessert sich die Forecast-Genauigkeit spürbar, weil die Wahrscheinlichkeit, dass ein „Deal“ auch tatsächlich zum Abschluss kommt, im Schnitt deutlich höher liegt als bei unqualifizierten Einträgen.
Fazit
Der Unterschied zwischen Leads und Deals ist keine technische Feinheit, sondern eine der wichtigsten strukturellen Entscheidungen für die Aussagekraft der gesamten Pipedrive-Nutzung. Ein bewusster, klar definierter Qualifizierungsschritt zwischen beiden Objekten zahlt sich in Form von besserer Übersicht, saubererer Datenbasis und verlässlicheren Forecasts aus.
genPsoft GmbH unterstützt Vertriebsteams bei der Einführung klarer Lead-Qualifizierungsprozesse in Pipedrive.
