Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH
Der Moment, in dem ein Deal gewonnen wird, ist einer der wichtigsten im gesamten Kundenlebenszyklus – und einer der am häufigsten vernachlässigten. Während der Weg zum Abschluss meist gut durchdacht ist, wird die Kommunikation direkt danach oft dem Zufall überlassen. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie sich eine zuverlässige, automatische E-Mail bei Deal-Abschluss in Pipedrive einrichten lässt.
Warum dieser Moment so wichtig ist
Direkt nach einem gewonnenen Deal ist die Aufmerksamkeit und positive Stimmung beim Kunden am größten. Eine schnelle, professionelle Reaktion an diesem Punkt hat einen überproportional großen Effekt auf die Wahrnehmung der Zusammenarbeit – noch bevor das eigentliche Onboarding beginnt.
Bleibt diese Kommunikation aus oder verzögert sich, weil sie manuell erledigt werden muss und im Tagesgeschäft untergeht, entsteht eine unnötige Lücke direkt am Anfang der Kundenbeziehung.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung
Schritt 1: E-Mail-Vorlage erstellen
In Pipedrive unter „E-Mail-Vorlagen“ eine neue Vorlage anlegen. Wichtig: dynamische Felder wie Ansprechpartner-Name, Firmenname und ggf. den zuständigen Ansprechpartner beim eigenen Unternehmen einbauen, damit die Mail trotz Automatisierung persönlich wirkt.
Schritt 2: Automation mit Auslöser „Deal gewonnen“ anlegen
Im Automationsbereich eine neue Automation erstellen mit dem Auslöser „Deal-Phase geändert zu Gewonnen“ (bzw. je nach Pipedrive-Version „Deal Status = Won“).
Schritt 3: Bedingungen optional verfeinern
Falls unterschiedliche Produkte oder Pipelines unterschiedliche Abschluss-Kommunikation benötigen, lassen sich Bedingungen ergänzen – etwa nach Pipeline, Dealwert oder Produktkategorie, um unterschiedliche Vorlagen für unterschiedliche Kundensegmente auszulösen.
Schritt 4: Aktion „E-Mail senden“ mit der Vorlage verknüpfen
Die zuvor erstellte Vorlage als Aktion hinterlegen. Empfänger ist üblicherweise der Hauptkontakt des Deals, optional als CC der zuständige Vertriebler.
Schritt 5: Testlauf mit einem internen Test-Deal
Vor dem produktiven Einsatz unbedingt mit einem internen Test-Deal prüfen, ob alle dynamischen Felder korrekt befüllt werden und die Mail wie erwartet ankommt.
Inhaltliche Tipps für die Abschluss-E-Mail
- Klarer nächster Schritt: Was passiert jetzt konkret? Wer meldet sich als Nächstes und wann?
- Persönlicher Ton trotz Automatisierung: Kurze, direkte Sprache statt generischer Marketing-Floskeln
- Kein reiner Dank, sondern echter Mehrwert: Ein kurzer Hinweis auf das weitere Vorgehen ist wertvoller als eine reine Dankesformel
- Ansprechpartner klar benennen: Der Kunde sollte sofort wissen, an wen er sich bei Rückfragen wenden kann
Erweiterung: Übergabe an nachgelagerte Teams
Über eine zweite, parallele Aktion in derselben Automation lässt sich zusätzlich eine interne Benachrichtigung an Onboarding, Projektmanagement oder Buchhaltung auslösen – damit die Übergabe zwischen Vertrieb und den nachfolgenden Teams ohne Zeitverzug und ohne manuellen Zwischenschritt erfolgt.
Fazit
Eine automatische Abschluss-E-Mail ist eine der Automationen mit dem besten Verhältnis von Einrichtungsaufwand zu Wirkung. Die Einrichtung dauert in der Regel weniger als eine Stunde – der Effekt auf die wahrgenommene Professionalität direkt nach Vertragsabschluss ist jedoch erheblich und wirkt sich langfristig auf Kundenzufriedenheit und Weiterempfehlungsrate aus.
genPsoft GmbH richtet Abschluss- und Onboarding-Automationen in Pipedrive ein und verbindet sie bei Bedarf mit nachgelagerten Systemen wie Projektmanagement oder Buchhaltung.
