Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH
Eine gute E-Mail-Vorlage spart nicht nur Zeit – sie entscheidet oft darüber, ob ein Kontakt überhaupt antwortet. Im DACH B2B-Vertrieb gelten dabei etwas andere Regeln als im internationalen, oft sehr lockeren SaaS-Marketing: Direktheit und Seriosität schlagen übertriebene Lässigkeit. Hier sind fünf praxiserprobte Vorlagen, die sich in Pipedrive mit wenigen Anpassungen einsetzen lassen.
Grundprinzipien für B2B-E-Mail-Vorlagen im deutschsprachigen Raum
Bevor es an die konkreten Vorlagen geht, drei Punkte, die sich in der Praxis durchgängig bewährt haben:
- Kurz vor kreativ: Vorlagen mit maximal 120–150 Wörtern werden deutlich häufiger vollständig gelesen als lange, ausschweifende Texte
- Konkreter Nutzen statt Floskeln: „Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können“ liest niemand gerne zu Ende – ein konkreter nächster Schritt funktioniert besser
- Klare Betreffzeile ohne Marketing-Sprache: Betreffzeilen wie „Kurze Frage zu [Thema]“ performen im B2B-Kontext meist besser als reißerische Formulierungen
Vorlage 1: Erstkontakt nach Formularanfrage
Betreff: Ihre Anfrage zu {{Deal.Title}}
Text:
Guten Tag {{Person.Name}},
vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich melde mich kurzfristig persönlich bei Ihnen, um die nächsten Schritte zu besprechen.
Haben Sie diese Woche kurz Zeit für ein 15-minütiges Gespräch? Gerne schlage ich Ihnen ein paar Termine vor.
Beste Grüße {{User.Name}}
Vorlage 2: Follow-up nach fehlender Reaktion
Betreff: Kurze Rückfrage zu {{Deal.Title}}
Text:
Guten Tag {{Person.Name}},
ich wollte kurz nachfragen, ob mein letztes Schreiben bei Ihnen angekommen ist. Falls sich das Thema für Sie aktuell erledigt hat, lassen Sie es mich gerne kurz wissen.
Andernfalls schlage ich Ihnen gerne einen kurzen Termin für ein Gespräch vor.
Beste Grüße {{User.Name}}
Vorlage 3: Terminbestätigung
Betreff: Terminbestätigung: {{Activity.Subject}}
Text:
Guten Tag {{Person.Name}},
hiermit bestätige ich gerne unseren Termin am {{Activity.Date}} um {{Activity.Time}} Uhr.
Themen, die wir besprechen möchten: {{Deal.Title}}
Sollten sich zeitliche Änderungen ergeben, geben Sie mir gerne kurz Bescheid.
Beste Grüße {{User.Name}}
Vorlage 4: Angebot nachfassen
Betreff: Rückfrage zu unserem Angebot
Text:
Guten Tag {{Person.Name}},
vor Kurzem habe ich Ihnen unser Angebot zu {{Deal.Title}} zugeschickt. Gerne stehe ich für offene Fragen zur Verfügung – auch für ein kurzes Telefonat, falls das schneller geht als per E-Mail.
Beste Grüße {{User.Name}}
Vorlage 5: Abschluss- und Willkommensmail
Betreff: Herzlich willkommen – die nächsten Schritte
Text:
Guten Tag {{Person.Name}},
vielen Dank für Ihr Vertrauen. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
Die nächsten Schritte:
- {{Nächster Schritt 1}}
- {{Nächster Schritt 2}}
Bei Rückfragen erreichen Sie mich jederzeit direkt unter dieser E-Mail-Adresse.
Beste Grüße {{User.Name}}
Praxistipp: Dynamische Felder konsequent nutzen
Alle fünf Vorlagen nutzen bewusst dynamische Felder wie {{Person.Name}} oder {{Deal.Title}}. Diese Felder lassen sich in Pipedrive direkt beim Erstellen der Vorlage über die Feld-Auswahl einfügen. Wichtig: Vor dem produktiven Einsatz unbedingt mit echten Testdaten prüfen, ob alle Felder korrekt befüllt werden – nichts wirkt unprofessioneller als eine E-Mail mit einer leeren Variable im Text.
Fazit
Gute E-Mail-Vorlagen sind kein einmaliges „Erstellen und Vergessen“ – sie sollten regelmäßig anhand der tatsächlichen Antwortquote überprüft und angepasst werden. Diese fünf Vorlagen decken die wichtigsten Punkte im Kundenlebenszyklus ab und lassen sich innerhalb weniger Minuten in jede Pipedrive-Instanz übernehmen.
genPsoft GmbH unterstützt Vertriebsteams bei der Erstellung und laufenden Optimierung von E-Mail-Vorlagen in Pipedrive.
