Pipedrive Automation vs. Zapier: Wann lohnt sich was?

Von Michael Franke, Geschäftsführer und Chef-Entwickler bei genPsoft GmbH

Eine der häufigsten Fragen, die uns Unternehmen im Erstgespräch stellen: „Sollen wir für unsere Automatisierung bei den nativen Pipedrive-Automationen bleiben, oder brauchen wir Zapier, Make oder ein ähnliches Tool?“ Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an – aber es gibt klare Kriterien, die die Entscheidung deutlich erleichtern.

Native Pipedrive-Automationen: Wann sie ausreichen

Die eingebauten Automationen von Pipedrive decken den überwiegenden Teil typischer Vertriebsprozesse bereits ab, ohne dass ein zusätzliches Tool nötig wäre.

Native Automationen sind die richtige Wahl, wenn:

• Die Logik sich innerhalb von Pipedrive abspielt (Deal-Phasen, Aktivitäten, Felder, interne Benachrichtigungen)
• Keine oder nur wenige externe Systeme eingebunden werden müssen
• Das Team selbst Automationen anpassen können soll, ohne Entwicklerwissen zu benötigen
• Kosten und Wartungsaufwand möglichst gering gehalten werden sollen

Vorteile:

• Keine zusätzlichen Lizenzkosten
• Keine zusätzliche Angriffsfläche für Datenschutz- und Sicherheitsfragen, da alles innerhalb von Pipedrive bleibt
• Geringere technische Komplexität, dadurch einfachere Fehlersuche

Zapier, Make & Co.: Wann sich ein externes Tool lohnt

Externe Automatisierungsplattformen spielen ihre Stärke dort aus, wo mehrere Systeme miteinander verbunden werden müssen, die nicht über eine native Pipedrive-Integration verfügen.

Ein externes Tool lohnt sich, wenn:

• Mehrere unterschiedliche Systeme (z. B. Buchhaltungssoftware, Newsletter-Tool, Projektmanagement) miteinander verknüpft werden sollen
• Die benötigte Logik komplexer ist als einfache Wenn-Dann-Regeln, etwa mit mehreren Verzweigungen oder Datenumformungen
• Schnelle Umsetzung ohne eigene Entwicklung im Vordergrund steht

Nachteile, die oft unterschätzt werden:

• Laufende Lizenzkosten, die mit der Anzahl der Automationsläufe steigen
• Zusätzliche Fehlerquelle: Läuft die externe Plattform nicht stabil, hat das direkten Einfluss auf Pipedrive-Prozesse
• Datenschutzrechtlich relevant: Daten verlassen Pipedrive und laufen über einen weiteren Anbieter

Die dritte Option, die selten mitgedacht wird: individuelle Entwicklung über die API

Für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen – etwa der Anbindung an ein selbst entwickeltes ERP-System oder komplexe, unternehmensspezifische Geschäftslogik – ist häufig weder die native Automation noch ein Tool wie Zapier die optimale Lösung.

Eine individuelle Lösung über die Pipedrive-API lohnt sich, wenn:

• Die Anforderungen so spezifisch sind, dass Standard-Konnektoren nicht (mehr) passen
• Hohe Datenvolumen oder komplexe Berechnungen im Spiel sind, bei denen externe Plattformen an Performance-Grenzen stoßen
• Langfristig Kosten gespart werden sollen, die bei wachsendem Automatisierungsvolumen über externe Tools sonst kontinuierlich steigen

Der Nachteil liegt auf der Hand: höhere initiale Entwicklungskosten. Diese amortisieren sich aber häufig bereits nach wenigen Monaten, wenn das Automatisierungsvolumen entsprechend hoch ist.

 

Entscheidungshilfe im Überblick

Das Fazit:

Es gibt keine grundsätzlich „bessere“ Lösung – jede der drei Optionen hat ihren berechtigten Anwendungsfall. Die Faustregel, die sich in der Praxis bewährt hat: So lange wie möglich mit nativen Automationen arbeiten, bei Bedarf gezielt Zapier oder Make ergänzen – und erst bei wirklich spezifischen, geschäftskritischen Anforderungen in eine individuelle API-Lösung investieren, statt von Anfang an zur komplexesten Option zu greifen.

genPsoft GmbH berät Unternehmen bei der Wahl der passenden Automatisierungsstrategie und entwickelt individuelle Pipedrive-API-Lösungen, wo Standard-Tools an ihre Grenzen stoßen.